TUTORIAL MICROSOFT WORD
Ø MENGENAL MICROSOFT WORD
Microsoft
Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa
digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat
label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen
lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum
memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa
istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah
Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.
Screen
Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti
kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda
saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat
dilihat pada gambar di bawah ini.
Pada bagian
Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita
belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft
Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan
seterusnya.
Istilah Menu
yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang hampir sama
dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat
beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada
Baris Menu.
Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses
sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan
menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.
Ø MEMULAI MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD
A. Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa
ditempuh, diantaranya adalah :
1.
Klik Tombol Start yang ada
di taskbar.
2.
Pilih menu Program
3.
Kemudian pilih dan klik
program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela program Microsoft Word
ditampilkan.
B. Membuat Dokumen baru.
Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya
akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika
komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini
bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.
1.
Pada jendela Microsoft Word
, pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol General.
2.
Double klik pada icon Blank
Document untuk membuat dokumen baru.
3.
Jendela siap untuk digunakan
pengetikan.
Atau bisa juga menggunakan alternatif cara :
1.
Klik tombol New Document yang
ada pada baris menu.
2.
Pada jendela program
Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New, maka setelah kita
memilih Blank Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar
komputer anda.
3.
Selain kedua alternatif di
atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru
akan ditampilkan di layar anda.
C. Membuka File yang
sudah tesimpan
1.
Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog
Open.
2.
Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya
terlebih dahulu.
3.
Klik pada nama file yang akan dibuka.
4.
Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh
Microsoft Word.
Alternatif
lain :
1.
Klik tombol Open File pada baris menu.
2.
Tekan Ctrl+O.
Dari
kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File, pilih
file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik
tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
D. Menyimpan Dokumen
1.
Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan
penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
2.
Pada
jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save
3. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file
dokumen, dan klik Save.
4.
Lakukan penyimpanan file
sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak.
Alternatif lain dalam
penyimpanan file :
1.
Klik tombol Save pada
baris menu.
2.
Tekan tombol Ctrl+S pada
keyboard.
Keduanya akan menampilkan
kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save
E.
Menutup file Dokumen
1. Setelah menyimpan
file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu File,
klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang
sedang aktif.
2.
Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.
F. Menutup Jendela Microsoft Word
1. Pada jendela Microsoft Word,
pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan
tertutup.
2. Pastikan bahwa dokumen yang telah
anda ketik sudah tersimpan dengan benar.
3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft
Word juga dapat dilakukan dengan menklik tombol X yang terletak di pokok kanan
atas dari jendela Microsoft Word.
Ø
MENGETIK DOKUMEN SEDERHANA
Pada
saat memulai program aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen baru
yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap
digunakan.Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi
kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor dengan
keyboard atau mouse.
Jika
teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut
akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila
perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris
berikutnya., hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sbelum
mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru.
Microsoft
Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau
kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan
pada waktu anda menekan tombol Enter. Tanda paragraf ini penting untuk
mengetahui di mana suatu paragraf dimulai dan berakhir pada dokumen anda. Dalam
keadaan defaultnya, tanda paragraf ini tidak ditampilkan.
Sebagai
contoh, cobalah untuk mengetik surat sederhana berikut pada Dokumen 1 yang
masih kosong, dan simpan dokumen tersebut dengan nama Undangan Training.
Ø MENGEDIT TEKS
Jika anda
membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya dengan
berbagai cara berikut ini :
·
Tekan tombol BacksSpace untuk
menghapus satu karakter di kiri titik sisip.
·
Tekan tombol Delete untuk
menghapus karakter di kanan titik sisip.
·
Untuk melakukan pengulangan
dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y).
·
Untuk menghapus teks yang
baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo Typing (Ctrl+Z)
atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.
·
Untuk pindah ke baris baru
tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter.
A. Meng-Copy / Menyalin Teks
Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda salin.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).
3. Tempatkan titik sisip di lokasi baru.
4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
B. Men-Delete / Menghapus Teks.
1. Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.
2. Pilih teks yang akan anda hapus.
3. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete.
C. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.
1. Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini :
2. Pilih teks yang akan Anda pindahkan
3. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).
4. Tempatkan titik sisip pada lokasi baru.
5. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
D. Format teks
Anda
dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :
·
Pilih
atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda
inginkan.
·
Tempatkan
titik sisip pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian ketik
teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari
posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan
perubahan kembali ayau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada
dokumen.
1.
Mengubah
Jenis dan Bentuk Huruf (Font)
Setiap
jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times, Courier
dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda ketik,
ikuti langkah berikut :
·
Pilih
atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.
·
Pilih
dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat
pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.
2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)
Semua
teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank
Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf
10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya
anda ketik, ikuti langkah berikut ini
·
Pilih
atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.
·
Pilih
dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang
terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.
3.
Memilih
Gaya Tampilan Huruf (Font Style)
Untuk
mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya telah anda
ketik, ikuti langkah berikut ini :
·
Pilih
atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya.
·
Untuk
menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold yang terdapat pada
baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B.
·
Untuk
menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.
Ø
Mengatur
Format Paragraph
Dalam
Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan
tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu
daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang
mempunyai satu pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan
menggunakan salah satu cara berikut ini :
·
Pilih
paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan
anda.
·
Tempatkan
pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya, kemudian
ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang anda
ketik mulai dari posisi titik sisip akan
mengikuti format yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali atau
memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.
A. Mengatur Perataan teks dalam
Paragraf
Perataan
teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align),
rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan
(justify).
Untuk
mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut ini:
1.
Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang
akan anda format.
2.
Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak
dialog paragraph akan ditampilkan.
3.
Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and
Spacing. Pada tombol daftar pilihan, Alignment, pilih perataan teks
yang anda inginkan.
Left untuk perataan kiri
Centered untuk penempatan di tengah
Right untuk perataan kanan.
Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
4.
Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda
lihat pada kotak Preview.
5.
Klik OK.
B.
Mengatur
Indentasi
Anda
dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau
keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama dari
paragraf atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf,
ikuti langkah berikut ini :
1.
Pilih
dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2.
Pilih
dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3.
Pada
kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4.
Pada
bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan.
·
Kotak
isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.
·
Kotak
isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.
·
Kotak
daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak
sesuai dengan yang Anda isi pada kotak By.
§
(none),
jika tidak ada
indentasi khusus.
§
First
line, jika
indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.
§
Hanging,
jika ingin
membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris
pertama.
5.
Contoh
format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak Preview.
6.
Klik
OK.
C. Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila
diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris
mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak
spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :
1.
Pilih
atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2.
Pilih
dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan
ditampilkan.
3.
Pada
kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4.
Pada
bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan.
·
Kotak
isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph
·
Kotak
isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.
5.
Kotak
daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang
diinginkan.
·
Single
untuk jarak
spasi satu.
·
1.5
lines, untuk
jarak spasi satu setengah.
·
Double,
untuk jarak
spasi dua.
·
At
least, untuk
menentukan jarak spasi minimal.
·
Exactly,
untuk menentukan
jarak spasi yang pasti.
·
Multiple,
untuk
menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan Double
menjadi Empat.
6.
Contoh
format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.
7.
Klik
OK.
Ø Mengatur Format Halaman
Yang dimaksud dengan
mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran kertas, mengatur margin,
memasang nomor halaman, dan lain-lain.
A.
Mengubah Ukuran kertas
dan Orientasi Pencetakan
Untuk mengubah ukuran
kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page
Setup akan ditampilkan.
2.
Pada kotk dialog Page Setup,
klik tab Paper Size.
3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik
ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk
menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi
kertassesuai dengan keinginan Anda.
4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan
Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk
pencetakan dengan posisi tertidur.
5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian
dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.
·
Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.
·
This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada
titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.
·
This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip
berada.
6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk
menutup kotak dialog.
B.
Mengatur Margin
Margin
merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas.
Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft
Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci
serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.
Pengaturan
margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks
tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin
dari dokumen dengan menggunakan menu, ikti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page
Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.
3.
Tentukan jarak dari batas
margin yang Anda inginkan.
·
Top, untuk menentukan batas margin atas.
·
Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
·
Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.
·
Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
·
Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak
memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahhkan
spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin
kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda
pemilihan pada kotak cek Mirror margins.
4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas
kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari
tepi bawah kertas ke isi footer.
5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana
dari dokumen yang akan memakai margin baru.
6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda
ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada
halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran
margin kiri pada halaman ganjil.
7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk
menutup kotak dialog.
C.
Memasang Nomor Halaman
Microsoft
Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan nomor halaman.
Nomor halaman yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari Header atau
Footer. Untuk memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti langkah berikut :
1.
Pilih dan klik menu View,
Page Layout.
2.
Pilih dan klik menu Insert,
Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers akan ditampilkan.
3.
Pada tombol daftar pilihan Position,
pilih dan klik posisi nomor halaman yang Anda inginkan.
·
Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.
·
Bottom of Page(Footer),
untuk menempatkan nomor halaman di bawah.
4.
Pada tombol daftar pilihan Alignment,
pilih dan klik perataan nomor halaman yang Anda inginkan.
·
Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.
·
Center, untuk penempatan nomor di tengah.
·
Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.
·
Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua muka.
·
Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua muka.
5.
Nomor halaman akan muncul di
seluruh halaman yang ada dalam dokumen mulai dari halaman pertama. Jika halaman
pertama tidak ingin di beri nomor halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak
cek Show number on first page.
6.
Klik tombol perintah Format, untuk memilih format
nomor yang akan anda pakai (default 1, 2, 3).
7.
Klik OK.
Ø Mencetak dokumen
Apabila
anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan atau
ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti
langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog
Print akan ditampilkan.
2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer
driver yang anda inginkan.
3.
Anda dapat menentukan
halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian
pada kotak Page Range.
·
Klik tombol pilihan All, jika
Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.
·
Klik tombol pilihan Selection,
bil Anda ingin mencetak teks yang anda pilih.
4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali,
isilah kotak isian
·
Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila
ingin mencetak isi dokumen.
6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.
·
All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap.
·
Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
·
Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.
7. Klik OK
Ø Mengakhiri Microsoft Word
Setalah
seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan dokumen selesai,
maka kita dapat mengakhiri operasi Microsoft Word setelah terlebih dahulu kita
memastikan bahwasannya dokumen sudah tersimpan dengan baik. Jika belum, maka
simpanlah dokumen yang telah anda ketik dan edit erlebih dahulu, baru kemusian
keluar dari Microsoft Word.
Untuk keluar dari Microsoft
Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut ini :
1. Pilih dan klik tombol pada menu File, Exit .
2.
Klik tombol bertanda silang
pada pojok kanan atas jendela Microsoft Word
Atau tekan Alt + F4
Tidak ada komentar:
Posting Komentar