MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK MICROSOFT WORD

MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK MICROSOFT WORD

Program pengolah kata Microsoft Word dapt digunakan untuk mengerjakan suatu perintah kerja dengan mengklik ikon tertentu. Dalam buku ini akan dicontohkan cara menggunakan Microsoft Word 2007 dengan keterangan yang sederhana mungkin mudah dipahami.

1.      Membuat Dokumen

Dokumen baru di Microsoft word dapat dibuat melalui langkah-langkah berikut :

a.       Klik Office Button kemudian klik New dan pilih Blnk Document sehingga akan tampil lembar kerja Word yang masih kosong.

b.      Setelah muncul lembar kerja Word baru, anda sudah dapat memulai aktivitas penulisan.

2.      Mengatur Format Halaman

Pengaturan format halaman meliputi : pengaturan margin kanan, margin kiri, margin atas, margin bawah, ukuran kertas dan pemberian nomor halaman, langkah-langkah mengatur margin, antara lain sebgai berikut :

a.       Klik Ribbon Page Layout

b.      Klik Dialog Box Launcher pada Page Setup sehingga tampil dialog Page Setup

c.       Isilah ukuran setiap margin pada kotak margins dengan mengklik panah atas ataupun panah bawah.

d.      Apabila ingin mengisi gutter, sebaiknya isikan dengan nilai yang kecil seperti 0,2 cm. sebab gutter adalah jarak yang digunakan untuk menjilid atau menyambungkan lembaran, atau jarak lipatan.

e.       Setelah selesai klik tombol OK

Ø  Batas-batas margin, yaitu

a.       Batas margin atas (TOP) 4 cm

b.      Batas margin bawah (Botton) 3 cm

c.       Batas margin kiri (Left) 4 cm

d.      Batas margin kanan (RIGHT) 3 cm

3.      Pemberian Nomor Halaman

Beberapa dokumen membutuhkan nomor halaman. Pemberiaan nomor  halaman dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a.       Klik ribbon Insert.

b.      Klik Page Numbers sehingga muncul pilihan lokasi penempatan nomor halaman.

c.       Dari pilhan tersebut, kita bisa menentukan posisi nomor halaman, misalnya jika ingin posisi nomor halaman di bawah makayang dipilih adalah Bottom of page (footer). Kemudian pilih format yang diinginkan.

d.      Untuk mengatur format penomoran, klik ribbon incest kemudian klik Page Numbers lalu pilih ikon Format Page Number sehingga muncul kotak dialog Page Number Format.

e.       Untuk memilih format penomoran, klik panah bawah Number format dan tentukan pilihan format penomorannya.

f.       Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Page Number Format.

g.      Klik OK untuk mngakhiri pembuatan nomor halaman dan formatnya.

4.      Mengatur Jarak Antarkarakter

Kegiatan mengetik memerlukan ketelitian. Agar diperoleh ketikan yang baik jarak antarkarakter perlu diperhatikan. Langkah-langkah yang bisa dilakukan, antara lain sebagai berikut.

a.       Pilih teks yang akan diatur jaraknya.

b.      Klik ribbon Home, kemudian pilih Dialog Box Launcher pada grub Font untuk menampilkan kotak dialog Font.

c.       Pilihlah Character Spacing.

d.      Daftar pilihan Scale digunakan untuk menentukan skala yang kana dipakai untuk mengatur jarak spasi antarkarakter.

e.       Daftar pilihan Spacing digunakan untuk mengatur jarak antarkarakter.

f.       Daftar pilihan Position digunakan untuk mengatur letak karakter terhadap suatu baris.

5.      Menggunakan Bullets

Cara menggunakan fasilitas Bullets and Numbering di Word dapat melalui ribbon Home.Fungsi Bullets adalah untuk memberikan bentuk bullet tertentu sepewrti bentuk bulat putih, bentuk persegi hitam, bentuk simbol, dan lain sebagainya.

Bagaimanakah cara untuk menggunakan fasilitas bullet pada suatu kalimat? Sebagai contoh, jika ingin menambahkan bullet dengan simbol pada kalimat “aku seorang pelajar SMA”, lakukan langakah-langakah berikut.

a.       Sorot kalimat yang ingin diberi bentuk bullet dengan cara klik kiri mouse dan jangan dilepas dulu, kemudian tarik kekanan sampai semua kalimat tersorot hitam.

b.       Klik ribbon Home.

c.       Klik Bullet kemudian pilih jenis bullet yang diinginkan.

Kita juga bisa melakukan perubahan bullet dalam Microsoft Word. Perubahan tersebut meliputi: penambahan simbol bullet, font bullet, dan pengaturan letak teks. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut.

a.       Sorot teks atau kalimat yang ingin diubah.

b.      Klik ribbon Home.

c.        Klik ikon Bullets pada teks paragraph kemudian pilih Define New Bullets, maka akan muncul kotak dialog Define New Bullets.

d.      Pilih tipe bullet yang diinginkan. Ada 3 pilihan, yaitu Symbol, Picture, dan Font. Misalkan anda memilih symbol, maka akan muncul kotak dialog Syimbol.

e.       Pilih symbol yang diinginkan, kemudian klik OK.

f.       Klik tombol OK lagi saat bertemu kotak dialog Bullets and Numbering.

6.      Menggunakan Numbering.

Penggunaan Numbering ditujukan untuk membuat penomoran. Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut.

a.       Sorotlah teks yang ingin digunakan.

b.      Klik ribbon Home, klik tab Paragraph dan klik Numbering.

c.       Pilih salah satu format permohonana yang tersedia.

7.      Mengatur Format Teks dengan Kotak Dialog

Pengaturan format teks dapat menggunakan kotak dialog Font dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

a.       Memilih teks yang akan di format dengan cara menyorotnya.

b.      Klik ribbon Home, kemudian pilih dialog box launcher pada grub Font untuk menampilkan kotak dialog Font atau bisa menggunakan shortcut ( Ctrl + D ) untuk menanpilkan kotak dialog Font.

c.       Pilihlah font yang diinginkan pada kotak daftar pilihan Font.

d.      Pada kotak daftar pilihan Font, pilihlah bentuk-bentuk yang anda inginkan.

1)      Regular, berhuruf normal.

2)      Blod, bercetak tebal.

3)      Italic, bercetak miring.

4)      Bold Italic, bercetak tebal dan miring.

e.       Pada daftar pilihan Size, pilihlah ukuaran huruf dengan cara mengklik ukuran huruf yang tersedia atau dengan mengetik ukuran huruf sesuai dengan yang dikehendaki.

f.       Pada daftar pilihan Font Color, pilihlah warna sesuai dengan pilihan anda.

g.      Pada daftar pilihan Underline style, pilihlah garis bawah yang anda inginkan.

h.      Bila ingin menampilkan teks dengan fariasi, pilihlah garis bawah yang anda inginkan.

1)      Strikethrough, mencetak teks dengan garis tunggal.

2)      Double Strikethrough, mencetak teks dengan coret garis ganda.

3)      Superscript, mencetak teks dengan tampilan lebih kecil dan naik.

4)      Subscript,  mencetak teks dengan tampilan kecil dan turun.

5)      Shadow,  mencetak teks dengan diberi bayangan.

6)      Outline,  mencetak teks dengan garis luar pada setiap karakter.

7)      Emboss,  mencetak teks dengan karakter timbul.

8)      Engrave, mencetak teks dengan karakter dipahat atau diukir.

9)      Small caps, mencetak teks dengan tampilan huruf capital berukuran lebih kecil.

10)   All caps, mencetak teks dengan tampilan semua huruf capital.

11)   Hidden, menyembunyikan teks tertentu agar tidak turut dicetak.

8.      Menggunakan Jenis Huruf ( Font ) dan Ukurannya

Font merupakan tampilan untuk membuat tampilan huruf menjadi berbeda dan sekaligus lebih menarik. Modifikasi Font mencakup menebalkan Font ( bold ), memiringkan Font ( style ) seperti Times New Rowman, Arial Black, Century Gothic, Comic Sans MS, dan masih banyak lagi. Kita juaga bisa melakukan perunahan warna Font, ukuran font ( size ), dan latar belakang font. Berikut ini akan ditampilakan cara untuk melakukan perunahan font.

a.      Menebalkan Font ( Bold )

Berikut ini langkah-langkah untuk menebalkan font.

1)      Sorot teks yang ingin diubah.

2)      Klik ikon Bold ribbon Home atau tekan tombol Ctrl+B.

3)      Setelah itu, klik mouse di sembarang tempat untuk menghilangkan seleksi pada teks.

b.      Memiringkan Font ( Italic )

Berikut ini langkah-langkah untuk memiringkan font.

1)      Sorot teks yang ingin diubah.

2)      Klik ikon Italic pada ribbon Home atau tekan tombol Ctrl+I.

3)      Setelah itu, klik mouse di sembarang tempat untuk menghilangkan seleksi pada teks

c.       Memberi Garis Bawah Font ( Underline )

Berikut ini langkah-langkah untuk member garis bawah pada font.

1)      Sorot teks yang ingin diubah.

2)      Klik ikon Underline pada ribbon Home atau tekan tombol Ctrl+U

3)      Setelah itu, klik mouse di sembarang tempat untuk menghilangkan seleksi pada teks.

d.      Mengganti Bentuk dan Ukuran Font

Bentuk dan ukuran font standar dari Microsoft Word biasanya adalah Times New Rowman dengan ukuran font 12. Berikut ini langkah-langkah untuk mengubah bentuk dan ukuran font.

1)      Sorot teks yang ingin diubah.

2)      Klik Ribbon Home, kemudian pilih dialog box launcher pada drup Font untuk menampilkan kotak dialog Font atau bisa menggunakan Shorcut (Ctrl + D) umtuk menampilkan kotak dialog Font

3)      Klik OK sehingga font akan tampil sesuai pengubahan

e.       Mengubah warna dan Latar Belakang Font

Pengubahan warna font dan tampilan latar belakang dapat dilakukan dengan cara berikut.

1.      Sorot teks yang ingin diubah warnanya

2.      Klik menu ikon Font Color yang terdapat di ribbon Home, kemudian pilih warna yang diinginkan

Sedangkan cara untuk membuat warna pada latar belakang teks adalah sebagai berikut :

1.      Sorot teks yang ingin diubah belakangnya

2.      Klik menu ikon Highlight yang terdapat di ribbon Home, kemudian pilih warna yang diinginkan

9.      Menggunakan Borders

Borders merupakan fasilitas yang dapat digunakan pada Microsoft Word untuk membuat bingkai pada tulisan atau naskah. Anda dapat memilih bentuk border sesuai dengan kreasi yang diinginkan. Langkah-langkah membuat folder, antara lain sebagai berikut :

a.       Sorot tulisan atau naskah yang ingin diberi border

b.      Klik ribbon Home, klik dropdown pada tombol Border, kemudian pilih Borders and Shading

c.       Pada kontak dialog Borders and Shading klik Borders

d.      Klik jenis border yang diinginkan, misalnya Box

e.       Klik tombol OK, maka tulisan atau naskah akan dibingkai.

10.  Menggunakan Shading

Fasilitas Shading digunakan untuk memberikan bayangan atau warna pada latar belakang teks. Dalam membuat shading untuk teks atau salinan, sebaiknya anda melihat artistiknya sehingga teks atau tulisan tersebut menjadi lebih menarik. Langkah-langkah membuat shading, antara lain sebagai berikut :

a.       Sorot teks atau tulisan yang ingin diberi shading

b.      Klik ribbon Home klik Dropdown pada tombol Border, kemudian pilih Borders and Shading.

c.       Pada kotak dialog Borders and Shading klik Shading

d.      Klik warna yang diinginkan. Misal pilih warna Dark Blue

e.       Klik tombol OK sehingga teks atau tulisan akan dilatarbelakangi warna Dark Blue.

11.  Mengatur Spasi Baris

Pengaturan spasi dibutuhkan dalam setiap melakukan penulisan dengan menggunakan Microsoft Word. Pengaturan spasi baris bertujuan untuk mengatur jarak antar baris sehingga menjaga kerapihan tulisan. Sebagai contoh, jika menginginkan jarak antar baris rapat, maka dapat digunakan spasi tunggal. Langkah-langkah mangatur spasi baris pada naskah antara lain sebagai berikut :

a.       Sorot semua tulisan yang ingin diubah spasinya.

b.      Klik Ribbon Home, pilih dialog box launcher pada grup paragraf

c.       Pada kotak dialog Paragraph, klik Indent and Spacing.

d.      Pilih salah satu dari pilihan spasi berikut :

Single        : 1 Spasi

1,5 Lines   : 1,5 Spasi

Double      : 2 Spasi

At Lest      : Spasi ditentukan berdasarkan ukuran minimum baris yang

                    berisi font dengan ukuran paling besar

Exactly      : Spasi yang ditentukan secara tetap tanpa penyesuaian ukuran

                    Font

Multiple     : Spasi ditentukan berdasarkan persentase

e.       Klik tombol OK untuk menyesuaikan spasi sesuai dengan pilihan.

12.  Membuat Header dan Footer

Header merupakan informasi yang ditampilkan berulangkali di baris pertama setiap lembar halaman dokumen. Sedangkan footer merupakan informasi yang ditampilkan berulang kali dibaris terakhir setiap lembar halaman ganjil (odd) atau halaman genap (even) saja. Tampilan pada header ataupun footer dapat berupa nama anda, nama sekolah, judul buku, dan lain sebagainya. Pada header ataupun footer, anda juga bisa menambahkan efek tebal, miring, garis bawah, rata kanan, warna font, dan masih banyak lagi. Berikut ini langkah-langkah membuat header ataupun footer.

a.       Klik ribbon Insert, pilih Header, kemudian pilih Edit Header

b.      Pastikan kursor berada di bagian header dokumen, kemudian ketikkan tulisan yang anda ingin gunakan sebagai header ataupun footer

c.       Untuk berpindah antara header dan footer secara bergantian, anda bisa mengklik Go To Header atau Go To Footer pada ribbon Design

d.      Jika telah selesai membuat Header atau Footer, maka anda bisa mengklik Close Header and Footer.

13.  Menyimpan Dokumen

Ketika kita selesai mengetik di aplikasi Microsoft Word 2007 sebaiknya dokumen tersebut disimpan. Setelah disimpan dokumen tersebut dapat dibuka kembali dilain waktu.

Langkah-langkah menyimpan dokumen adalah sebagai berikut :

a.       Klik Office Button

b.      Pilih Save

c.       Jika dokumen baru pertama kali disimpan, maka pilihlah folder tempat penyimpanannya dan tentukan namanya.

Untuk menyimpan dengan nama yang berbeda atau dengan format file yang berbeda, pilihlah Save As. Perlu diperhatikan, format dokumen Microsoft Office Word 2007 tidak kompatibel dengan office 2003. Sebaiknya, anda menggunakan format file Word97-2003 Document jika anda masih menggunakan Microsoft Office versi lama.

14.  Membuka Dokumen

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka kebali dengan cara sebagai berikut :

a.       Klik Office Button

b.      Pilih Open

c.       Carilah file dokumen anda yang sudah tersimpan.

15.  Mencetak Dokumen

Dokumen yang dibuat di Microsoft Office Word 2007 dapat dicetak ke printer. Berikut ini  langkah-langkah mencetak dokumen.

a.       Klik Office Button

b.      Pilih Print lalu akan muncul kotak dialog Print.

c.       Beberapa pengaturan cetak :

1.      Page Range adalah pengaturan untuk menentukan halaman yang akan dicetak

2.      Number of Copies adalah pengaturan banyaknya salinan yang akan dicetak

3.      Zoom adalah pengaturan cetak lebih lanjut. Misalnya untuk mencetak 2 halanan perlembar bisa memilih Page per sheet: 2 pages

D.    Membuat Dokumen dengan Variasi Tabel, Grafik, Gambar dan Diagram

Microsoft Word selain digunakan untuk menulis artikel, surat, dan tulisan lainnya, juga bisa digunakan untuk membuat tabel, menyisipkan gambar, membuat perbandingan dengan tampilan visual grafik, serta membaut diagram. Dalam tulisan ini, hal tersebut akan diuraikan dengan metode yang sederhana sehingga mudah untuk dipahami.

1.      Membuat Dokumen dengan Variasi Tabel

Kadang—kadang sebuah dokumen perlu dilengkapi tabel untuk mendukung dokumen yang dibuat. Untuk membuat tabel dalam dokumen, microsoft Word menyediakan fasilitas Table Tools. Selain digunakan untuk membuat tabel, Table Tools juga bisa digunakan untuk menghapus tabel, mengurutkan data dalam tabel, menyisipkan kolom, menyisipkan baris, mengatur lebar baris, dan fungsi-fungsi lainnya. Langkah-langkah membuat tabel, antara lain sebagai berikut :

a.       Klik ribbon Insert. Pilih Table, kemudian klik Insert Table

b.      Setalah muncul kotak dialog Insert Table, isikan jumlah kolom pada kotak Number Of column, dan isikan jumlah baris pada kotak Number ofr Rows, misalnya kita isikan untuk jumlah kolomnya 3, dan jumlah barisnya 6

c.       Klik tombol OK sehingga muncul tampilan tabelnya, pada microsoft Office 2007, ketika anda bekerja dengan tabel maka akan muncul 2 ribbon baru bernama Design dan Layout. Kedua ribbon tersebut khusus untuk pekerjaan seputar tabel.

d.      Untuk memperkecil kolom, anda bisa menggunakan mouse dengan cara klik kiri atau tahan pada garis tepi tiap kolom, kemudian tariklah sesuai ukuran yang diinginkan.

Jika anda ingin menghapus baris atau kolom, maka anda dapat mengklik tombol Erase pada ribbon Design di grup Draw Borders. Kemudian, tekan dan tahan mouse pada baris atau kolom yang ingin dihapus. Lalu lepaskan secara perlahan-lahan.

Untuk menghapus isi tabel. Anda bisa melakukannya dengan cara menyorot seluruh tabel yang ingin dihapus sehingga tertutup warna hitam, kemudian tekan tombol DELETE pada keyboard

Jika ingin mengubah bentuk garis tabel, maka anda bisa melakukan hal berikut : Sorot tabel yang ingin di ubah garis tabelnya, kemudian Klik kanan Mouse dan klik Border and Shading. Selanjutnya, klik menu Borders lalu pilihlah salah satu bentuk garis tabel yang diinginkan pada kotak Style dan klik OK.

Jika ingin menyisipkan baris baru kedalam suatu tabel,maka anda bisa melakukan bal berikut :

a.       Tempatkan Kursor pada tabel dimana baris baru akan disisipkan

b.      Klik ribbon Layout, lihat di grup Rows & Colums

c.       Jika akan menyisipkan satu baris ke atas maka klik Insert Above, sedangkan jika akan menyisipkan baris baru kebawah maka klik Insert Below

Anda juga dapat menyisipkan kolom baru dalam suatu tabel, yaitu dengan cara sebagai berikut :

a.       Tempatkan kursor pada tabel dimana baris baru akan disisipkan

b.      Klik ribbon layout, lihat di grup Row & columns

c.       Jika ingin menyisipkan satu kolom ke sebelah kanan tabel, klik Insert Right, sedangkan untuk menyisipkan kolom baru kesebelah kiri tabel, klik Insert Left

Dalam microsoft Word, tinggi baris dan besar colom tabel yang telah anda buat bisa diubah ukurannya.

Pengubahan lebar kolom dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

a.       Letakkan kursor pada kolom tabel yang akan diubah, jika ingin melakukan perubahan pada beberapa kolom, maka sorot kolom yang ingin diubah.

b.      Klik Ribbon layout, kemudian klik properties hingga tampil kotak dialog Table Properties

c.       Klik tab Column dan berilah tanda “√” pada kotak isian Prefered Width, kemudian isikan nilai lebar kolom yang akan diinginkan. Misalnya 5 cm

d.      Klik OK sehingga labar kolom akan berubah

DAFTAR PUSTAKA

Febrian, Jack. 2004. Pengetahuan Komputer dan Teknologi Informasi. Bandung: Informatika Bandung

Hartono, Jogiyanto. 2002. Konsep Dasar Pemograman bahasa C Edisi ke-2. Cetakan ke-3. Yogyakarta: Andi

Nainggolan, Namora, dan Tim Komputer Trainee Jepang TOA. 2003 Tutorial MS Word. Jakarta

Situs Web

http://www.howsffworks.com

http://www.ilmukomputer.com

http://www.wikipedia.org